A primera vista, el outstaffing en TI parece la forma menos laboriosa de completar un proyecto cuando no se cuenta con el personal interno necesario: solo hay que encontrar un contratista confiable, explicar las tareas y acordar las tarifas y la cantidad de especialistas.
Si este enfoque te parece completamente infalible, intenta imaginarte unos siglos atrás como capitán de un barco de alta mar en busca de tripulación. Supongamos que en aquella época también existían contratistas que ofrecían un tipo de "outstaffing marítimo": tú pagas los doblones y ellos te proporcionan todos los marineros que necesitas, desde el contramaestre hasta el cocinero. Ahora piensa en esto: es el siglo XVIII y estás al mando de un barco de vela de madera. No hay navegación automática, ni operaciones de rescate, ni forma de comunicarte con tierra firme. Tu viaje durará varios meses. En esencia, el éxito de la travesía depende de tu tripulación. ¿Cómo de minuciosa sería tu evaluación de los posibles tripulantes y la negociación de los términos para garantizar que todo salga bien y no termines caminando por la tabla por culpa de un motín?
El mismo principio se aplica al outstaffing de especialistas en TI: aunque no corras el riesgo de un destino fatal en alta mar, sí podrías hundir un proyecto si no discutes todos los detalles antes de zarpar. En resumen, hay mucho trabajo previo que hacer antes de firmar un contrato con un proveedor.
¿El outstaffing es adecuado para ti?
Comencemos con la gran pregunta: ¿estás seguro de que necesitas outstaffing en lugar de personal interno o outsourcing? Ya hemos analizado las ventajas de estos modelos y sus diferencias en uno de nuestros artículos, pero para resumir: el in-house es cuando el proyecto lo desarrolla tu propio equipo interno; el outsourcing es cuando contratas un equipo externo con términos fijos; y el outstaffing es cuando contratas un equipo externo con términos flexibles.
Una vez que hayas elegido el modelo y encontrado un contratista, necesitarás discutir las tareas, el stack tecnológico, los especialistas requeridos, los plazos y los KPI, todo lo cual se establecerá en el contrato. Sin embargo, hay algunos aspectos menos obvios pero esenciales que a menudo se pasan por alto.
#1. ¿Quién gestiona el proceso?
Los especialistas en outstaffing suelen ser gestionados por dos personas, una de cada parte. El primer paso es determinar si tienes un experto interno que pueda asumir este rol: no solo un gerente, sino alguien con las habilidades necesarias para dirigir un equipo externo. Si no lo tienes, existe un posible conflicto de intereses, ya que la gestión quedaría completamente en manos del contratista, quien podría generar más tareas para inflar el presupuesto.
Este conflicto puede evitarse utilizando un modelo de retainer, en el que se especifican de antemano todos los criterios de evaluación, KPI, presupuesto aproximado y plazos.
#2. ¿Habrá un equipo interno?
Si estás considerando el outstaffing como una medida temporal mientras contratas a tu propio equipo, es importante discutirlo con el contratista. Esto ayudará a definir los plazos y las métricas tanto para ti como para el equipo externo. En otras palabras, especificas quién se involucrará y en qué etapa del proyecto, lo que permitirá mejorar la planificación de tareas y la gestión de la carga de trabajo, reduciendo la incertidumbre y el caos.
#3. Evaluación preliminar
Cuando se trata de proyectos grandes, es difícil calcular con precisión todo el trabajo y los recursos necesarios por adelantado. Sin embargo, si tienes una estimación aproximada, solicita a tu contratista una evaluación preliminar del número de horas requeridas. Esto te dará una idea general del presupuesto y evitará sorpresas desagradables, como descubrir que una tarea específica tomará mil horas. Si tu presupuesto no es suficiente, puedes ajustar el alcance del trabajo de antemano, en lugar de cambiar todo sobre la marcha.
#4. Bonificaciones adicionales
Algunos clientes ofrecen incentivos financieros adicionales a los equipos externos, como bonificaciones o pagos extra por alcanzar ciertos objetivos. Las condiciones de estos pagos deben estar especificadas en el contrato: si solo se discuten verbalmente, podrías encontrarte con expectativas diferentes entre tú y el contratista. Y cuando al final se descubra que no estaban en la misma página, esto podría generar conflictos.
Verificación de competencias
Es bueno recordar todos estos detalles: quién gestionará el equipo, si contratarás personal interno, si puedes estimar la carga de trabajo, etc. Pero es aún mejor si estas preguntas provienen directamente del contratista durante las negociaciones preliminares. Si no ocurre así, es una señal de alerta: es posible que la empresa con la que estás tratando no tenga mucha experiencia en outstaffing. Y aunque tengan desarrolladores excelentes, podrías encontrarte con problemas organizativos o financieros, ya que la calidad del servicio depende tanto del equipo como de la optimización de los procesos.
Aun así, la competencia del personal es uno de los criterios más importantes al elegir un proveedor de outstaffing. Antes de comenzar el desarrollo, debes entrevistar a cada especialista y obtener una comprensión detallada de sus habilidades técnicas y blandas.
Si en tu equipo no hay alguien con suficiente experiencia técnica para evaluar las habilidades de los desarrolladores, tu jefe de proyecto y el gerente del equipo externalizado deberán discutir las competencias de cada persona, su área de responsabilidad y cómo interactuarán entre sí. Sí, esto puede tomar muchas horas e incluso varias reuniones, pero estas discusiones son una parte fundamental de la fase de preparación. Volviendo a nuestro barco, un capitán no puede permitirse zarpar sin conocer a su tripulación: de lo contrario, en alta mar, podría descubrir que ha estado navegando en la dirección equivocada.