À primeira vista, o outstaffing de TI pode parecer a maneira mais fácil de concluir um projeto quando você não tem a equipe interna necessária: basta encontrar um fornecedor confiável, explicar as tarefas e negociar as tarifas e o número de especialistas.
Se essa abordagem parece completamente segura para você, tente se imaginar alguns séculos atrás como capitão de um navio em alto-mar, em busca de tripulação. Suponha que naquela época também existissem fornecedores que oferecessem um tipo de "outstaffing marítimo": você paga os dobrões e eles fornecem todos os marinheiros que precisa, do contramestre ao cozinheiro. Agora pense nisso: é o século XVIII e você está comandando um navio à vela de madeira. Não há navegação automática, nem operações de resgate, nem como se comunicar com a terra firme. Sua viagem durará vários meses. Essencialmente, o sucesso da expedição depende da sua tripulação. Quão minuciosa seria sua avaliação dos candidatos e a negociação dos termos para garantir que tudo corra bem e que você não acabe sendo jogado ao mar por um motim?
O mesmo princípio se aplica ao outstaffing de especialistas de TI: embora você não corra risco de vida em alto-mar, ainda pode afundar um projeto se não discutir todos os detalhes antes de começar. Em resumo, há muito trabalho de preparação a ser feito antes de assinar um contrato com um fornecedor.
O outstaffing é a escolha certa para você?
Vamos começar com a grande pergunta: você tem certeza de que precisa de outstaffing e não de uma equipe interna ou outsourcing? Já analisamos as vantagens desses modelos e suas diferenças em um de nossos artigos, mas, resumindo: in-house significa que o projeto é feito pela sua equipe interna; outsourcing é quando você contrata uma equipe externa com termos fixos; e outstaffing é quando você contrata uma equipe externa com termos flexíveis.
Depois de escolher o modelo e encontrar um fornecedor, você precisará discutir as tarefas, a stack tecnológica, os especialistas necessários, os prazos e os KPIs, tudo isso estabelecido no contrato. No entanto, existem alguns pontos menos óbvios, mas igualmente essenciais, que costumam ser ignorados.
#1. Quem gerencia o processo?
Os especialistas alocados via outstaffing geralmente são gerenciados por duas pessoas, uma de cada parte. O primeiro passo é verificar se você tem um especialista interno qualificado para esse papel – não apenas um gerente, mas alguém com as habilidades necessárias para liderar uma equipe externa. Se não tiver, pode surgir um conflito de interesses, pois a gestão ficará inteiramente nas mãos do fornecedor, que pode criar mais tarefas para inflar o orçamento.
Esse problema pode ser evitado usando um modelo de retenção (retainer), onde todos os critérios de avaliação, KPIs, orçamento aproximado e prazos são especificados desde o início.
#2. Haverá uma equipe interna?
Se você está considerando o outstaffing como uma solução temporária enquanto contrata sua própria equipe, é fundamental discutir isso com o fornecedor. Isso ajudará a definir prazos e métricas para ambas as partes. Ou seja, ao especificar quem estará envolvido e em que fase do projeto, você melhora o planejamento das tarefas, gerencia melhor a carga de trabalho e reduz a incerteza e o caos.
#3. Avaliação preliminar
Em projetos grandes, pode ser difícil prever com exatidão todos os recursos e o trabalho necessário. Mas se você tiver uma estimativa aproximada, peça ao fornecedor para fazer uma avaliação preliminar do número de horas necessárias. Isso lhe dará uma visão geral do orçamento e ajudará a evitar surpresas desagradáveis, como descobrir que uma tarefa específica levará mil horas para ser concluída. Se seu orçamento for limitado, você poderá ajustar o escopo do trabalho antes que o desenvolvimento comece, em vez de ter que fazer mudanças às pressas.
#4. Bônus adicionais
Algumas empresas oferecem incentivos financeiros extras para equipes externas – bônus ou pagamentos adicionais por metas atingidas. As condições para esses pagamentos devem estar especificadas no contrato: se forem apenas discutidas verbalmente, pode haver diferentes interpretações entre você e o fornecedor. E se, no final, descobrirem que entenderam as coisas de formas diferentes, isso pode gerar conflitos.
Verificação de competências
É ótimo se você lembrar de todos esses detalhes: quem gerenciará a equipe, se haverá contratações internas, se você consegue estimar a carga de trabalho, etc. Mas é ainda melhor se essas perguntas forem feitas pelo fornecedor durante as negociações iniciais. Se isso não acontecer, é um sinal de alerta: a empresa pode não ter muita experiência com outstaffing. E mesmo que tenha desenvolvedores altamente qualificados, você ainda pode enfrentar problemas organizacionais ou financeiros – a qualidade do serviço depende tanto da equipe quanto da otimização dos processos.
Ainda assim, a competência dos profissionais é um dos critérios mais importantes ao escolher um fornecedor de outstaffing. Antes de iniciar o desenvolvimento, você precisa entrevistar cada especialista e entender detalhadamente suas habilidades técnicas e interpessoais.
Se sua equipe não tiver alguém com experiência técnica suficiente para avaliar os desenvolvedores, seu líder de projeto e o gerente da equipe terceirizada precisarão discutir as competências de cada profissional, suas responsabilidades e como irão interagir. Sim, isso pode levar horas e exigir várias reuniões, mas essas discussões são uma parte essencial da fase de preparação. Voltando ao nosso navio, um capitão não pode simplesmente zarpar sem conhecer sua tripulação – caso contrário, pode acabar descobrindo, em pleno oceano, que está navegando na direção errada.