Quando as pessoas pensam em um briefing de desenvolvimento, geralmente se referem a um questionário enviado ao cliente antes que o projeto entre na fase de desenvolvimento. No entanto, esse questionário é apenas o primeiro passo do processo de briefing. A comunicação prévia ao projeto com o cliente é tão complexa quanto essencial: se algo for deixado de lado, todo o desenvolvimento pode ser comprometido – mesmo que os termos de referência já tenham sido acordados previamente. Continue lendo e veremos um exemplo real disso.
Cada empresa tem seu próprio procedimento para elaborar um briefing. Vamos dar uma olhada em como estruturamos esse processo na Toimi.
Perguntas preliminares
Nosso contato com o cliente começa com um questionário que, ao contrário do que muitos pensam, é apenas uma parte do briefing de desenvolvimento. Seu objetivo é obter uma visão geral do que o cliente deseja.
Nesta fase, é importante coletar as seguintes informações:
- Posicionamento da marca e valores da empresa
- Metas e objetivos que o cliente deseja alcançar com o produto
- Especificidades do público-alvo
- Concorrência no mercado e vantagens competitivas desejadas para o produto
- Estrutura preferida do site
- Estilo de design desejado pelo cliente: cores, fontes, logotipo e identidade visual
- Funcionalidades necessárias no site, como pedidos online, barra de pesquisa, formulários de contato, calculadoras, vídeos e galerias de fotos
- Se o cliente deseja um CMS pronto ou um site personalizado desenvolvido com linguagens de programação
- Requisitos tecnológicos (se houver)
- Prazos de desenvolvimento e orçamento
- Necessidade de manutenção do site após o lançamento
Em seguida, o gerente de projetos analisa o briefing e se prepara para uma conversa pessoal com o cliente para revisar os detalhes – normalmente, realizamos várias reuniões. Entre essas interações, o gerente consulta desenvolvedores e designers para entender como as necessidades do cliente podem ser implementadas, se há maneiras mais eficientes de fazer isso e quanto tempo e dinheiro o projeto exigirá. Se os desenvolvedores perceberem que a tecnologia escolhida pelo cliente não é a mais adequada, um deles pode participar das negociações para sugerir uma alternativa.
Quando tudo parecer claro, pergunte de novo
O principal objetivo de um briefing é obter o máximo de informações do cliente: o que ele espera do site e quais metas deseja atingir. Qualquer detalhe que não for esclarecido no início pode acabar levando o projeto de volta à estaca zero.
Por exemplo, se o cliente precisa de um site de reservas de hotéis, é fundamental saber o que ele pretende fazer com a plataforma depois que ela estiver em funcionamento. Se ele planeja transformá-la em um agregador no futuro, isso influenciará a escolha da tecnologia, pois será necessário prever funcionalidades e integrações futuras. Por isso, durante a fase de negociação, é essencial fazer muitas perguntas para esclarecer todos os detalhes. Há uma regra importante a seguir: se tudo parece estar claro, pergunte novamente.
Aqui está o exemplo real que prometemos: um dos nossos desenvolvedores estava finalizando um layout responsivo para um cliente e, quando estava quase terminando, o cliente de repente mudou completamente o design do site. O desenvolvedor abriu o portal e percebeu que literalmente tudo havia sido alterado, obrigando-o a refazer o trabalho do zero. Embora se possa dizer que a culpa foi do cliente, se o gerente de projetos tivesse descoberto desde o início que a empresa planejava um redesign, esse problema nunca teria ocorrido.
Opinião de especialistas
Ao discutir um briefing, não basta apenas ouvir o cliente, mas também debater qualquer ideia questionável: nossa experiência nos permite sugerir maneiras mais eficientes de implementar certas funcionalidades. Em outras palavras, um briefing não é apenas uma entrevista, mas sim um trabalho colaborativo.
Tivemos um cliente que queria desenvolver um aplicativo para aprendizado de inglês, mas não sabia exatamente como estruturá-lo. Por exemplo, ele queria incluir exercícios práticos tanto no bloco teórico quanto em uma seção separada. Durante a discussão, identificamos essas nuances e criamos esboços visuais dos cenários de uso. Trabalhando juntos, conseguimos encontrar soluções satisfatórias para ambas as partes.
Também pode acontecer de as expectativas do cliente em relação às funcionalidades do site ultrapassarem seu orçamento. Em vez de simplesmente dizer que algo é inviável, o gerente de projetos deve direcionar o cliente de maneira sutil para uma alternativa mais viável. Por exemplo, se um cliente deseja criar um site de classificados como o OLX, sugerimos que ele adote uma abordagem progressiva: comece com as funções essenciais antes de investir em uma versão completa. Dessa forma, ele pode avaliar a viabilidade de suas ideias e, se necessário, ajustar o design conforme surgirem desafios.
Pós-briefing
Após as negociações, estimamos um orçamento aproximado e elaboramos um roadmap detalhando cada etapa do projeto. Para tarefas de grande porte, cada fase se torna um projeto independente: elaboramos os termos de referência e assinamos um contrato separado. Isso é essencial quando o produto é difícil de planejar antecipadamente, pois permite uma estimativa mais realista do prazo e do orçamento e desenvolver um ToR após cada fase.
Assim que o cliente aprova o roadmap, realizamos uma auditoria detalhada para determinar o custo exato do projeto e o escopo específico das tarefas, além de desenvolver os termos de referência. Paralelamente, trabalhamos nos protótipos das páginas do site futuro, para que o cliente tenha uma visão clara de como ele ficará quando estiver finalizado.
Por fim, assinamos o contrato e iniciamos o desenvolvimento. E a eficiência desse processo dependerá, em grande parte, do trabalho feito na fase de briefing.