Hoje continuamos nossa série sobre gestão de projetos. Leia a primeira parte sobre metodologias de gestão de projetos aqui:
Metodologias de Gestão de Projetos em TI: Fazendo a Escolha Certa em Meio à Incerteza
Agora, vamos falar sobre as diferentes fases da gestão de projetos em TI.
Passo 1. Conceito
Todo projeto começa com um conceito. Embora tenhamos dito no artigo anterior que todos os projetos envolvem incertezas de algum tipo, no início você ainda precisa estabelecer o resultado desejado. O gerente do projeto e o cliente devem chegar à mesma visão do produto final, já que o primeiro pode potencialmente sugerir uma solução melhor que a proposta pelo segundo. Por isso é absolutamente essencial que o gerente tenha habilidades de comunicação bem desenvolvidas, um bom entendimento dos processos de TI e experiência sólida.
Passo 2. Roteiro e decomposição
Quando todos os acordos foram alcançados, é hora de elaborar o roteiro e os termos de referência. Ao criar o plano, o gerente decompõe cada bloco em tarefas individuais, especificando os prazos e responsáveis.
Passo 3. Atribuição de tarefas
Então, o roteiro está pronto e agora pode ser transmitido à equipe. É muito importante que cada uma dessas tarefas seja clara para a equipe, já que o estabelecimento adequado de objetivos tem um impacto direto no resultado. O gerente do projeto deve atuar como intermediário entre o cliente e o contratante, traduzindo os requisitos do cliente em um formato que a equipe possa entender. Em outras palavras, o gerente do projeto deve facilitar o entendimento das tarefas pela equipe e evitar o efeito do telefone sem fio, onde o cliente quer uma coisa, o gerente ouve outra e o desenvolvedor faz algo completamente diferente.
A atribuição de tarefas pode ser feita em qualquer formato: voz, texto, programa de gerenciamento de tarefas ou Telegram - o que sua empresa preferir. Quando se trata de projetos grandes, você definitivamente vai querer manter todas as suas informações em um só lugar para evitar o caos. Na Toimi, por exemplo, acompanhamos cada tarefa com uma descrição ou anexamos um link para o documento onde ela pode ser encontrada.
Naturalmente, atribuir tarefas também implica designar um especialista responsável. A alocação inteligente de responsabilidade é uma parte integral da gestão efetiva de projetos. Se a maior parte do seu backend é escrito por um desenvolvedor pleno que recebe pouca ou nenhuma ajuda de seus colegas júnior e sênior, pode haver algo errado no nível organizacional.
Passo 4. Controle de implementação
Uma vez que todas as tarefas foram atribuídas, é hora da implementação. E cabe ao gerente do projeto controlar todo o processo. As tarefas podem ser monitoradas durante sua implementação ou contra marcos, o que for mais apropriado para sua organização. Reuniões regulares e conferências telefônicas são os meios de controle mais tradicionais. Podem ser diárias, semanais ou quinzenais, dependendo do projeto e dos procedimentos estabelecidos dentro da sua empresa. As reuniões ajudam o gerente do projeto a entender o status atual da tarefa e melhorar a comunicação dentro da equipe. Desta forma, o desenvolvedor não terá que incomodar constantemente o gerente com perguntas sobre quando vão receber o layout do designer - todas essas coisas são discutidas durante as reuniões.
Passo 5. Verificação
Uma vez que a tarefa foi completada, o gerente verifica se os resultados estão alinhados com o objetivo original. Muitas equipes então passam para a próxima tarefa, pulando outra etapa importante - a verificação. Após cada etapa, o gerente do projeto deve verificar se o resultado é consistente com o conceito inicial, a ideia original no núcleo do projeto.
Então, o que acontece se você decidir pular esta parte? Digamos que você desenvolveu um protótipo de uma página inicial e, à primeira vista, tudo parece muito bom. Mas se não corresponder ao conceito original, ainda assim será projetado, desenvolvido e eventualmente lançado; como resultado, você acabará com algo que não atende aos requisitos do cliente. E já não é apenas o protótipo, mas toda a página que precisará ser refeita. Por isso na gestão de projetos você constantemente precisa voltar para garantir que ainda está no caminho certo.