Hoy continuamos nuestra serie sobre gestión de proyectos. Lea la primera parte sobre metodologías de gestión de proyectos aquí:
Metodologías de Gestión de Proyectos en TI: Tomando la Decisión Correcta en Medio de la Incertidumbre
Ahora, hablemos sobre las diferentes fases de la gestión de proyectos en TI.
Paso 1. Concepto
Todo proyecto comienza con un concepto. Aunque dijimos en el artículo anterior que todos los proyectos involucran incertidumbres de algún tipo, al principio aún necesitas establecer el resultado deseado. El gestor del proyecto y el cliente deben llegar a la misma visión del producto final, ya que el primero puede potencialmente sugerir una mejor solución que la propuesta por el segundo. Por esto es absolutamente esencial que el gestor tenga habilidades de comunicación bien desarrolladas, un buen entendimiento de los procesos de TI y experiencia sólida.
Paso 2. Hoja de ruta y descomposición
Cuando se han alcanzado todos los acuerdos, es momento de elaborar la hoja de ruta y los términos de referencia. Al crear el plan, el gestor descompone cada bloque en tareas individuales, especificando los plazos y responsables.
Paso 3. Asignación de tareas
Entonces, la hoja de ruta está lista y ahora puede ser transmitida al equipo. Es muy importante que cada una de estas tareas sea clara para el personal, ya que el establecimiento adecuado de objetivos tiene un impacto directo en el resultado. El gestor del proyecto debe actuar como intermediario entre el cliente y el contratista, traduciendo los requisitos del cliente a un formato que el equipo pueda entender. En otras palabras, el gestor del proyecto debe facilitar que el equipo entienda las tareas y evitar el efecto del teléfono descompuesto, donde el cliente quiere una cosa, el gestor escucha otra y el desarrollador hace algo completamente diferente.
La asignación de tareas puede hacerse en cualquier formato: voz, texto, programa de gestión de tareas o Telegram - lo que prefiera tu empresa. Cuando se trata de proyectos grandes, definitivamente querrás mantener toda tu información en un solo lugar para evitar el caos. En Toimi, por ejemplo, acompañamos cada tarea con una descripción o adjuntamos un enlace al documento donde se puede encontrar.
Naturalmente, asignar tareas también implica designar un especialista responsable. La asignación inteligente de responsabilidad es una parte integral de la gestión efectiva de proyectos. Si la mayor parte de tu backend está escrito por un desarrollador medio que recibe poca o ninguna ayuda de sus colegas junior y senior, puede haber algo mal a nivel organizativo.
Paso 4. Control de implementación
Una vez que todas las tareas han sido asignadas, es momento de la implementación. Y depende del gestor del proyecto controlar todo el proceso. Las tareas pueden ser monitoreadas durante su implementación o contra hitos, lo que sea más apropiado para tu organización. Las reuniones regulares y las conferencias telefónicas son los medios de control más tradicionales. Pueden ser diarias, semanales o quincenales, dependiendo del proyecto y los procedimientos establecidos dentro de tu empresa. Las reuniones ayudan al gestor del proyecto a entender el estado actual de la tarea y mejorar la comunicación dentro del equipo. De esta manera, el desarrollador no tendrá que molestar constantemente al gestor con preguntas sobre cuándo van a recibir el diseño del diseñador - todas estas cosas se discuten durante las reuniones.
Paso 5. Verificación
Una vez que la tarea se ha completado, el gestor verifica que los resultados estén en línea con el objetivo original. Muchos equipos entonces pasan a la siguiente tarea, saltándose otra etapa importante - la verificación. Después de cada etapa, el gestor del proyecto debe verificar si el resultado es consistente con el concepto inicial, la idea original en el núcleo del proyecto.
Entonces, ¿qué sucede si decides saltar esta parte? Digamos que has desarrollado un prototipo de una página de inicio y, a primera vista, todo se ve bastante bien. Pero si no coincide con el concepto original, aún así será diseñado, desarrollado y eventualmente lanzado; como resultado, terminarás con algo que no cumple con los requisitos del cliente. Y ya no es solo el prototipo, sino toda la página la que necesitará ser rehecha. Por eso en la gestión de proyectos constantemente necesitas retroceder para asegurarte de que sigues en el camino correcto.